Heutzutage gibt es viele verschiedene Arten der Kommunikation. Und während viele Unternehmen sich überwiegend über das Internet mit ihren Kunden in Verbindung setzen, nutzen andere weiterhin veraltete Varianten wie etwa das Fax. Es steht fest, dass die Telefoninfrastruktur des 20. Jahrhunderts einfach nicht mit den heutigen Arbeitsweisen kompatible ist. Moderne Lösungen sind gefragt: Über die sozialen Medien, per Chat auf der Unternehmenswebsite, auf Messanger-Diensten wie WhatsApp oder per E-Mail-Postfach. Besonders gefragt ist die Möglichkeit der sogenannten Cloud-Telefonie. Diese moderne Art der Telefonie wird von vielen Anbietern wie die Deutsche Telefon angeboten und bringt Unternehmen jeder Klasse kostensparende Vorteile.
Was ist Cloud-Telefonie?
Cloud-Telefonie ist die Technologie, die das Internet zur Kommunikation und Speicherung von Daten nutzt. Es funktioniert über ein Protokoll, das die Stimme digitalisieren, in Dateien umwandeln und dann, wie jede andere Datenübertragung, über das Internet zu seinem Empfänger transportieren kann. Cloud-Telefonie-Systeme und -Dienste können über das Internet mit zugänglichen Softwaresystemen bereitgestellt werden. Der Telefondienst in der Cloud kann durch die Verwendung von IP-Geräten genutzt werden, wenn eine Softwareanwendung auf einem Computer, Tablet oder Mobiltelefon installiert ist, oder auch über eine IP-Telefone. Außerdem kann der Benutzer seinen Internetzugang nutzen, um ortsunabhängig zu kommunizieren.
Cloud-Telefonie: Wie funktioniert das?
Cloud-Kommunikation und -Speicherung revolutionieren den Bereich der Informationsweitergabe und Kommunikation. Damit eine Sprache über das Internet auf ein anderes Gerät übertragen werden kann, wandelt die IP-Telefonie das Sprachsignal (analog) in Datenpakete um. Diese wiederum werden über das Internet versendet. Die IP-Telefonie ist verantwortlich, Datenpakete zu dekomprimieren, damit die andere Partei die Stimme hören kann. Alles was man für diesen Vorgang benötigt ist eine Internetverbindung. Zusammengefasst kann man die Cloud-Telefonie als Festnetzdienst des Internets definieren.
Vorteile der Cloud-Telefonie für Unternehmen
Durch die Nutzung über das Internet, ist es bei Cloud-Telefonie nicht mehr notwendig, einen Festnetzzugang zu legen. Konzipiert für Unternehmen, vom Kleinstunternehmer bis zum Großunternehmen, bietet die Cloud-Telefonie eine Vielzahl an Vorteilen:
Die Zukunft vieler Unternehmen und Freiberufler verlagert sich weg von Büros und Geschäftsräumen. Das Homeoffice, beziehungsweise die Arbeit im Remote, wird immer beliebter, weshalb die Cloud-Telefonie auch von zu Hause aus, eine kostensparende Option ist. Unternehmensmitarbeiter können von überall auf der Welt dieselbe Telefonnummer verwenden, um auf jedem Gerät mit Internetverbindung zu arbeiten: Computer, Tablet oder Smartphone. IP-Telefonie ermöglicht es beispielsweise, Anrufe von zu Hause aus anzunehmen, sie auf das Mobiltelefon umzuleiten, und um Zweigstellen und entfernte Büros zu integrieren, wodurch die Kommunikation vereinfacht und zusammengeführt wird.
Unternehmen investieren und sparen bei der Nutzung der Cloud-Telefonie-Lösung die Kosten herkömmlicher Telefonie. Der Telefonie-Dienst in der Cloud ist über jede Internetverbindung zugänglich. Dies führt zu Null-Investitionen und stellt gleichzeitig den Zugriff auf vom Anbieter gewährte Funktionen sicher. Neben der Einsparung von Kommunikationskosten gibt es auch Einsparungen in Bezug auf Wartung und Konfigurationsänderungen, da diese über die zum Internet zugänglichen Konsolen selbst verwaltet werden können.
Die Cloud-Telefonie passt sich zudem dem Umzug des Unternehmens an. Dank der Voice-over-IP-Technologie sind Kommunikationssysteme nicht mehr untrennbar mit dem physischen Standort verbunden. Dadurch das die Sprache nicht über Kabel, sondern über Daten im Internet übertragen wird, benötigt man zur Datenübertragung und zur Kommunikation stets nur eine Internetverbindung.
Durch die absolute Verfügbarkeit des Internets kann der Dienst einfach installiert und sofort genutzt werden. Somit gibt es hier kein Warten mehr auf die Installation von Telefonschaltern und die damit verbundenen Verzögerungen bei der Installation von Telefonleitungen. Auch Reparaturen sind überflüssig, da Probleme Online über einen Fernschalter analysiert und repariert werden können. Kleinere Probleme können zudem meist selbst ermittelt und behoben werden.
Zwar verwendet die Kommunikation über die Cloud mehr Bandbreite, jedoch ermöglicht sie das Hören von Sprache mit einer größeren Frequenzamplitude. Wenn man die Kommunikationsqualität mit einem herkömmlichen Telefon vergleicht, ist der Qualitätsunterschied erheblich.
Neben anderen Strategien der Digitalisierung, ist es mit der Cloud-Telefonie außerdem ein Vorteil, dass sie den Unternehmen innovative und exklusive Funktionen sehr komplexer PBX-Vermittlungsstellen bereitstellt: Voicemails per E-Mail, Faxserver, Anrufweiterleitungen und Anrufaufzeichnungen, die in einer sogenannten DropBox gespeichert werden können, integrierte elektronische Abrechnungssysteme, Click-to-Calls, Warteschlangen und ein Dashboard, das einen Echtzeit-Einblick in den Verbrauch sowohl extern als auch innerhalb des Unternehmens gibt. Eine weitere Neuerung bei Cloud-Dienstleistern ist die High Definition (HD) bei Gesprächen.
Einige Lösungen im Cloud-Bereich ermöglichen es Unternehmen Anrufe in Echtzeit zu überwachen, um Statistiken und die dazu gehörige Informationen zu erhalten. Die Nutzung dieser Informationen hilft bei der Verwaltung der ein- und ausgehenden Kommunikation und der daraus resultierenden Kundenbeziehungen, wodurch möglicherweise Verbesserungen des Verkaufs und des Kundendienstes angeregt werden. Mit relevanten Informationen kann ein Unternehmen nachvollziehen, ob es seine Kunden gut bedient und ob seine Ressourcen ausreichend oder begrenzt sind. Die Online-Telefonie hilft auch, die Produktivität der Mitarbeiter und des Unternehmens im Allgemeinen zu messen. Viele Unternehmen, die über Contact Center verfügen, schätzen diese Art von Informationen, welche sie mit herkömmlicher Telefonie nicht erhalten können.