5 Merkmale der Datenraum-Due-Diligence

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Symbolbild; picture: Unsplash.com via @darrylkelly_

Due Diligence ist grundsätzlich die Prüfung und Bewertung von Unternehmen hinsichtlich wirtschaftlicher, finanzieller, technischer und rechtlicher Gegebenheiten. Je nach Anlass des Tests kann das Ziel variieren.

Im Wesentlichen geht es darum, Annahmen und Annahmen für die Durchführung einer Prüfung bereitzustellen. Sie können auf gesetzlicher oder freiwilliger Basis sowie auf der Kauf- und Investitionsabsicht beruhen. Ziel ist es, das Unternehmen aus einem bestimmten Blickwinkel zu bewerten. Dies gibt Unternehmen, Unternehmern und Gesellschaftern die Möglichkeit, sich als Unternehmen besser kennenzulernen. Gerade wenn Due-Diligence-Prozesse intern und freiwillig initiiert werden, erhalten Sie die Möglichkeit, Ihr Geschäft besser zu verstehen.

Due Diligence kann aus verschiedenen Gründen freiwillig oder obligatorisch sein.

1. Mergers and Acquisitions: Soll ein Unternehmen erworben werden, wird geprüft, ob die notwendigen wirtschaftlichen, finanziellen, technischen und rechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind.


2. Investition: Wenn bestehende Investoren oder neue Investoren in ein Unternehmen investieren möchten, wird eine Due Diligence durchgeführt, um zu analysieren, ob die implizierten Merkmale korrekt sind.


3. Jahresabschlussprüfung: Sowohl kleine und mittelständische als auch große Unternehmen müssen ihren Jahresabschluss vor der Veröffentlichung durch Wirtschaftsprüfungsgesellschaften prüfen lassen, was zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Buchführung erforderlich ist.

Information und Kommunikation
Due Diligence basiert auf dem Dialog mit Stakeholdern. Stakeholder sind Einzelpersonen oder Gruppen, deren Interessen durch die Aktivitäten des Unternehmens berührt werden können. Der Dialog mit Stakeholdern ist von Offenheit in beide Richtungen geprägt.

Interessengruppen sollten die relevanten Informationen, die sie benötigen, um fundierte Entscheidungen treffen zu können, rechtzeitig in einem Format erhalten, das sie verstehen und auf das sie zugreifen können.

Die Kommunikation über Prozesse, Ergebnisse und Zukunftspläne ist Teil des Due-Diligence-Prozesses selbst und ermöglicht es einem Unternehmen, Vertrauen in sein Handeln und seine Entscheidungsprozesse aufzubauen und Wohlwollen zu demonstrieren. Das Unternehmen muss darüber berichten, wie es tatsächliche oder potenzielle nachteilige Auswirkungen in seiner Kommunikation angeht, damit die Entscheidungen des Unternehmens für die Zielgruppe verständlich sind, während es Geschäftsgeheimnisse schützt und andere Wettbewerbs- oder Sicherheitserwägungen gebührend berücksichtigt.

Data Room Software
Heute hat der virtuelle Datenraum das Dokumentenmanagement revolutioniert. Bei einer M&A-Transaktion erfolgt die Due Diligence über digitale Data Room, da hierdurch die Risiken der Transaktion reduziert werden können und somit der Kauf und Verkauf des Unternehmens planmäßig ablaufen kann. Der virtuelle Datenraum ermöglicht es Nutzern, Dokumente über eine Softwareanwendung im Web bereitzustellen und online zu bearbeiten. Sicherer Datenraum ermöglicht die Durchführung von Due Diligence in diesem Datenraum für M&A-Deals.

Während der M&A-Transaktion werden alle notwendigen und vertraulichen Dokumente im Secure Data Room gespeichert und verarbeitet.

Unter https://datenraume.de/datenraum-sicherheit/ finden Sie Sicherheitstipps für die Kommunikation mit dem virtuellen Datenraum. Ein virtueller Datenraum kann Ihnen Geld sparen, indem er Ihre sensiblen Daten und Ihr Unternehmen vor Datenschutzverletzungen schützt.

Worauf sollten Unternehmen achten, um die Due Diligence zu verbessern?

Bevor Sie sich plötzlich und unerwartet der Prüfung stellen, empfiehlt es sich, sich entsprechend vorzubereiten. Beachten Sie folgende Aspekte und Empfehlungen:

  • sind alle Verträge vollständig unterzeichnet und registriert und rechtskräftig? Wenn Sie sie nur auf Papier haben, können digitale Kopien Ihre Suche beschleunigen.

  • Ebenso kann die Suche nach Rechnungen vereinfacht und beschleunigt werden, indem alle Buchhaltungsbelege digitalisiert werden. Achten Sie aber auch auf die Namen der Dateien. Für Klausuren reicht oft eine digitale Kopie. Bevor Sie die physische Aufbewahrung aufgeben, sollten Sie sich mit der Rechtsgrundlage befassen. Man muss heute alle digitalen Dokumente in einem Archivsystem aufbewahren. Ein einfaches externes Laufwerk oder eine einfache Cloud-Lösung entspricht nicht den gesetzlichen Anforderungen.

  • Implementieren Sie ein internes Audit. Über zu prüfende und zu signierende Listen können Sie Einfluss auf interne Prozesse nehmen. Das Vier-Augen-Prinzip offenbart viele Risiken, bevor sie von Wirtschaftsprüfern entdeckt werden. Das Prinzip hilft nicht nur rechtlich und buchhalterisch Fehler zu vermeiden. Prozesse werden optimiert.

  • Testen Sie Ihre Produkte ausgiebig. Nicht nur technische Mitarbeiter, sondern auch andere Mitarbeiter oder Auszubildende können durch Tests neue Informationen über Produkteigenschaften liefern. Da Entwickler selbst entwickeln, sehen sie in einigen Fällen die inhärenten Risiken nicht. Ein neutraler Blick hilft.

    Checklisten eingeben, die die Sorgfaltspflicht im Unternehmen erhöhen können.

    Um den Zeitaufwand und die Folgen einer Due Diligence zu vermeiden, können Sie Ihr Unternehmen frühzeitig auf einen höheren Due Diligence-Grad bringen.

    5 Hauptmerkmale von Data Room Due Diligence

    1. Sicherheit geht vor.
    2. Geschwindigkeit – die schnelle Anzeige von Dokumenten auf dem Bildschirm ist eine der wichtigsten Eigenschaften des Datenraums.
    3. Intuitive Benutzeroberfläche.
    4. Service und Verfügbarkeit.
    5. Frage-Antwort-Tool.

    Alle Geschäftsbeteiligten wollen Geschäfte so schnell wie möglich abschließen. Und der virtuelle Dataroom, der Dokumente ohne Unterbrechung des Downloads auf dem Bildschirm anzeigt, ermöglicht es den Beteiligten (Käufer- und Verkäuferseite), schneller zu arbeiten.

    Innerhalb eines Deals können es oft mehrere Tausend Dokumente sein, die eine umfangreiche Due Diligence durch verschiedene interne und externe Experten erfordern. Eine Verzögerung von nur wenigen Sekunden kann zu einem kumulierten Arbeitsausfall für alle Benutzer über mehrere Wochen führen, – selbst für ein Medium – große M&A-Deals mit 30-40 Benutzern. Diese Zeitverschwendung müssen Verkäufer und potenzielle Kunden dann an externe Dritte wie Anwälte und Berater kompensieren. Verständlicherweise können die Kosten solcher Verzögerungen enorm sein. Und das Problem verschlimmert sich mit zunehmender Anzahl von Dokumenten und Benutzern im Datenraum.

    Es wird deutlich, dass die Wahl von richtigen Datenraum Anbieter für ein Projekt entscheidend sein kann. Die Kosten, die zum Beispiel durch langsame Prozesse im Prozess entstehen können, sind oft um ein Vielfaches größer als das erwartete Einsparpotenzial durch niedrige Inputpreise von Billiganbietern.

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